Informativa privacy per il tesseramento – XXV Legio Martia

Informativa privacy per il tesseramento

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 — GDPR.

1. Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è XXV Legio Martia APS, con sede legale in Via Ferrara 30, 67051 Avezzano (AQ), codice fiscale 90063780663.

Per informazioni sul trattamento dei dati personali e per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a romaclub@xxvlegiomartia.it.

2. Quali dati raccogliamo

Per gestire la richiesta di tesseramento raccogliamo i dati anagrafici, di residenza e di contatto indicati nel modulo, la scelta della quota associativa, l’eventuale sezione territoriale, le preferenze di consegna e pagamento e le dichiarazioni rese durante la compilazione.

Se richiedi la spedizione della tessera, raccogliamo anche i dati del destinatario e l’indirizzo necessario alla consegna.

Per le richieste relative a minorenni raccogliamo inoltre i dati del genitore o tutore e la sua dichiarazione di autorizzazione. I recapiti indicati devono consentire al Club di contattare l’adulto che presenta la richiesta.

Il modulo non richiede il codice fiscale né i dati delle carte di pagamento.

3. Perché utilizziamo i dati

Utilizziamo i dati necessari per:

ricevere e valutare la richiesta di ammissione;
gestire il rapporto associativo, il tesseramento e le relative comunicazioni;
verificare il pagamento della quota e organizzare il ritiro o la spedizione della tessera;
adempiere agli obblighi di legge applicabili all’Associazione;
tutelare i diritti dell’Associazione in caso di contestazioni e proteggere il modulo da abusi.

La gestione della richiesta e del rapporto associativo si fonda sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR. Gli adempimenti obbligatori si fondano sulla lettera c). La tutela dei diritti e la sicurezza del servizio si fondano sul legittimo interesse del Club, ai sensi della lettera f), nel rispetto dei diritti degli interessati.

I dati indicati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta. È richiesto almeno un recapito tra cellulare ed email. Senza i dati necessari non possiamo completare la procedura.

4. WhatsApp facoltativo

Solo con il tuo consenso utilizziamo il numero di cellulare per le comunicazioni facoltative del Club tramite WhatsApp e per l’eventuale partecipazione ai gruppi del Club.

La scelta è facoltativa e non condiziona il tesseramento. Nei gruppi il numero di telefono e alcune informazioni del profilo possono essere visibili agli altri partecipanti, anche in funzione delle impostazioni personali.

Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento scrivendo a romaclub@xxvlegiomartia.it. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per le richieste riguardanti minorenni si utilizza il recapito del genitore o tutore.

5. Come gestiamo i dati

Le richieste inviate dal modulo vengono recapitate alla casella email del Club. Il plugin di tesseramento non crea un archivio delle domande nel pannello WordPress.

I dati dei tesserati vengono riportati in un file Excel accessibile esclusivamente ai membri del Direttivo. I moduli cartacei sono conservati in un faldone chiuso nell’armadio della sede.

Quando viene fornito un indirizzo email, può essere inviata una conferma della ricezione della richiesta. Tale conferma non attesta da sola l’ammissione all’Associazione né l’avvenuta verifica del pagamento.

6. Chi può ricevere i dati

I dati possono essere trattati dalle persone autorizzate dal Club e dai fornitori dei servizi necessari alla gestione del sito, della posta elettronica e delle eventuali spedizioni, limitatamente alle rispettive attività.

Se scegli PayPal, il pagamento avviene sul servizio esterno, secondo l’informativa del relativo gestore. Il Club può ricevere le informazioni sulla transazione necessarie a verificare il versamento.

La semplice richiesta di tesseramento non comporta la trasmissione dei dati all’AIRC. Quando viene richiesto il servizio di emissione dei biglietti delle partite, vengono comunicati all’Associazione Italiana Roma Club — AIRC, Via Montaigne 10, 00144 Roma, esclusivamente nome, cognome, luogo e data di nascita necessari a tale servizio. Per questa attività si applica anche l’informativa relativa alla richiesta dei biglietti.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

[Procedura proposta, da adottare prima della pubblicazione di questo paragrafo.]

Il file Excel relativo alla stagione di tesseramento viene cancellato ogni 1° agosto e viene creato un nuovo elenco per la stagione successiva.

Le email e i moduli di adesione necessari a documentare il rapporto associativo vengono conservati per la durata di tale rapporto. Successivamente, vengono mantenuti soltanto i documenti necessari per gli obblighi di legge applicabili o per la tutela di diritti, per il periodo giustificato da tali esigenze.

Almeno una volta l’anno il Club verifica la documentazione conservata, eliminando duplicati, comunicazioni esaurite e dati non più necessari. Le richieste che non hanno dato luogo all’ammissione vengono eliminate quando sono concluse la gestione della domanda e le eventuali contestazioni, salvo specifici obblighi di conservazione.

La scadenza della tessera annuale non determina da sola la cancellazione di tutta la documentazione associativa.

I recapiti utilizzati per WhatsApp vengono rimossi dagli elenchi destinati a tale finalità in caso di revoca del consenso o di cessazione della finalità, ferma restando l’eventuale conservazione dello stesso recapito per altre finalità legittime.

8. Servizi esterni e trasferimenti internazionali

Il sito e la casella email utilizzata per ricevere le richieste di tesseramento sono gestiti mediante i servizi di Aruba. Secondo quanto dichiarato dal fornitore, i servizi di hosting e posta elettronica sono ospitati nei suoi data center in Italia.

Quando scegli di pagare tramite PayPal o di utilizzare WhatsApp per le comunicazioni facoltative del Club, i relativi gestori trattano i dati anche secondo le proprie informative. L’utilizzo di questi servizi può comportare trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio economico europeo, compresi gli Stati Uniti.

Per tali trasferimenti, i gestori dichiarano di utilizzare, secondo i casi, decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard e gli altri strumenti previsti dalla normativa applicabile. Le rispettive informative illustrano destinazioni, garanzie e modalità per ottenere ulteriori informazioni o copia delle garanzie applicabili:

Per informazioni sui fornitori utilizzati dal Club puoi scrivere a romaclub@xxvlegiomartia.it.

9. I tuoi diritti

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità. Puoi inoltre opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e revocare i consensi facoltativi.

La cancellazione può essere limitata quando i dati devono essere conservati per obblighi di legge o per la tutela di diritti.

Puoi inviare le richieste a romaclub@xxvlegiomartia.it.

Hai inoltre il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità illustrate su www.garanteprivacy.it.

Non vengono adottate decisioni di ammissione basate esclusivamente su trattamenti automatizzati né viene effettuata profilazione attraverso il modulo di tesseramento.